Associate, Reff & Asociaţii | Deloitte Legal: Digitalizarea litigiilor – un pas înainte pentru sistemul judiciar sau o provocare pentru consilierii juridici?
Simina Mut, Partener, Lorena Roşia, Managing Associate, şi Corina Damaschin, Associate, Reff & Asociaţii | Deloitte Legal
În ultimii ani, tehnologia a revoluţionat multe domenii, iar activitatea juridică nu face excepţie, fie că vorbim de guvernanţa corporativă, de automatizarea fluxului de contractare, de managementul echipelor sau chiar de zona de litigii.
Potrivit celei mai recente ediţii a raportului „New Roads to Dispute Resolution”, realizat de Deloitte Legal la nivel global, inclusiv în România, directorii juridici români sunt încrezători şi deschişi la folosirea soluţiilor de tehnologie în activitatea lor recurentă. Astfel, opt din zece respondenţi investesc în digitalizarea practicii de litigii (78%), iar preferinţele acestora sunt centrate pe soluţii de tip software pentru îmbunătăţirea analizei necesare într-un litigiu (53%), soluţii de evaluare a riscurilor prezentate de dispute (47%) şi soluţii de gestionare a portofoliului de litigii (44%).
Care sunt avantajele utilizării tehnologiei în cadrul departamentelor juridice?
Aşa cum arată şi studiul, tehnologia este pentru departamentele juridice un catalizator al îmbunătăţirii modului de gestionare şi raportare a litigiilor, paleta de soluţii disponibile fiind foarte largă – de la soluţii de management de proiect utilizate deja în companie, configurate pentru specificul activităţii juridice, până la soluţii dedicate managementului de litigii conectate la portalul instanţelor de judecată şi dosarul electronic.
Un avantaj major al utilizării tehnologiei este vizibilitatea asupra portofoliului de litigii şi accesul la date care să consolideze deciziile departamentelor juridice. Cu ajutorul unui sistem de gestionare a litigiilor, echipele pot avea acces uşor la statistici relevante activităţii lor în baza cărora să decidă cum să coordoneze un litigiu şi să raporteze indicatori de risc, importanţi pentru activitatea companiei. De asemenea, un astfel de sistem le permite să documenteze gradul de încărcare şi activitatea echipei, astfel încât să poată măsura indicatorii de performanţă şi să construiască echipele potrivit complexităţii şi volumului de muncă.
Fireşte, şi eficienţa departamentului este sporită prin reducerea timpului necesar găsirii informaţiilor relevante, prin automatizarea redactării documentelor procesuale, în cazul acţiunilor repetitive pentru gestionarea numărului mare de litigii, şi, foarte important, prin fluidizarea sarcinilor care necesită mult timp şi efort pentru a fi completate. Chiar şi soluţiile de tip software pentru gestionarea documentelor, disponibile deja în marea majoritate a companiilor, precum Sharepoint sau Google Drive, pot avea un impact mare asupra modului de lucru din cadrul departamentului juridic, dar cu o investiţie suplimentară minimă. Astfel de sisteme reduc timpul necesar alocat găsirii şi accesării informaţiilor importante, precum opinii juridice sau hotărâri judecătoreşti, care pot fundamenta poziţia organizaţiei într-un nou litigiu. Mai mult decât atât, documentele pot fi mai uşor de distribuit între membrii echipei, astfel încât consilierii juridici pot lucra în paralel la diverse secţiuni ale documentului, în funcţie de aria lor de specializare.
De asemenea, cu ajutorul tehnologiei, echipele pot duce la îndeplinire sarcini care în mod tradiţional erau foarte greu de realizat. Spre exemplu, se pot monitoriza litigii noi ale partenerilor de afaceri care indică un risc asupra colaborării, precum cereri de încuviinţare executare silită sau insolvenţă,
